Disengrenda Borettslag

Vaktmesterinstruks i Disengrenda Borettslag

Fra generalforsamling 19.3.1996
Justert på styremøte 15.januar 2014

Denne arbeidsinstruksen setter rammene for arbeidstid, rapportering og praktiske arbeidsoppgaver for vaktmesterstillingen i Disengrenda borettslag. En vaktmester på full tid i borettslaget har en verdifull og sentral funksjon i forhold til bomiljøet. Vaktmesteren sikrer ikke bare at det fysiske utemiljøet blir ivaretatt fra dag til dag, men har også en viktig sosial funksjon som gir økt trygghet og stabilitet for beboerne.

 

A. Arbeidstid

  1. Vaktmester har 37,5 timers arbeidsuke. Arbeidstiden er 6.00-14.00 inkl.30.min.spisepause. Telefontid er mellom kl.8 og 12. Henvendelser skal fortrinnsvis skje via e-mail.

Generelt

  1. Disengrenda Borettslag forventer at vaktmesteren utfører sitt arbeid i samsvar med denne instruks, og etter beste skjønn og overbevisning. Dersom tvil skulle oppstå forutsettes det at borettslagets styre representert ved styreleder eller dennes stedfortreder umiddelbart blir forespurt. Dersom en eller flere plikter ikke lar seg gjennomføre som følge av tidsnød, klimatiske forhold eller andre uforutsette ting, må vaktmesteren umiddelbart underrette styreleder eller dennes stedfortreder.
  2. I tillegg til plikter referert til i denne instruks kan også borettslagets styre eller forretningsfører pålegge vaktmesteren spesialoppgaver hvis de finner det nødvendig.
  3. Vaktmesteren skal påse at det hersker god orden innenfor borettslagets definerte områder.

B. Bygninger generelt

  1. Vaktmesteren skal påse at bygningene med felles inventar, utstyr og alle installasjonstekniske anlegg holdes i forsvarlig og driftsmessig stand.
  2. I den utstrekning det er mulig og formålstjenlig skal vaktmesteren utføre vedlikeholds- og reparasjonsarbeider på bygninger, felles inventar, utstyr og alle installasjonstekniske anlegg.
  3. Dersom vedlikeholds- og reparasjonsarbeider på et prosjekt overstiger kr. 5000,- skal styreleder godkjenne prosjektet før arbeidet igangsettes. . I tilfeller det oppstår skader av en størrelsesorden som åpenbart krever øyeblikkelig mottiltak, skal vedlikeholds- og reparasjonsarbeider settes i gang umiddelbart. Borettslagets styre må da underrettes om skadens omfang og eventuelle tiltak som er gjennomført.
  4. Takrenner skal inspiseres og renses hver høst.

C. Garasjer

  1. Vaktmester skal ved behov og eventuelle anmodninger inspisere garasjer. Eventuelle feil og mangler utbedres etter godkjenning fra styret v/styreleder.

D. Parkering

  1. Vaktmesteren skal påse at kjøretøyer ikke parkeres på lagets eiendom utenom anviste parkeringsplasser. Anviste parkeringsplasser er reservert for privatbiler. Campingvogner, tilhengere og kjøretøy uten registreringsnummer skal ikke hensettes på lagets eiendom.

E. Renovasjon

  1. Vaktmesteren må av og til sjekke at renholds firmaets tømming av søppelcontainere og papirbeholdere, og at dette er i henhold til avtalte rutiner med renovasjonsetaten..
  2. Vaktmester skal sørge for nødvendig vedlikehold at søppelbrønner. Han må også sørge for det er fri tilgang til søppelbrønner, og at det er rent og ryddig der brønnene er innstalert.
  3. Vaktmester må sørge for at kvist og hageavfall plassert på anviste steder. Hageavfall som er rapportert inn til vaktmester på mail, skal fjernes senest 48 timer etter sendt melding (hverdager).

F. Fellesarealer i rekkehus

  1. Vaktmesteren skal inspisere fellesarealene i rekkehusene en gang per måned og herunder sjekke at borettslagets løsøre er tilstede, og at belysningen er i orden. Han må sørge for at det finnes reservepærer og reservesikringer på anvist plass.
  2. Vaktmesteren skal kontrollere hvorvidt det er foretatt bygningsmessige endringer og/eller tekniske installasjoner som ikke er godkjent skriftlig av styret. Eventuelle uregelmessigheter i bruken av kjellerarealene skal rapporteres skriftlig til styret. Vaktmesteren skal også kontrollere at §12 i husordensreglene for Disengrenda borettslag blir fulgt.

G. Uteområdene.

  1. Vaktmesteren må sørge for at borettslagets veier, stikkveier og trapper (inkludert trappene ned til rekkehusenes kjellere, med mindre disse er seksjonert) blir holdt ryddige og rene.
  2. Vaktmesteren må sørge for at borettslagets beplantningsområder og grøntanlegg med beplantning blir hold i orden og godt vedlikeholdt.
  3. Vaktmesteren skal en gang per måned kontrollere at lekeapparater og husker er i forsvarlig stand.

H. Spesielt for sommerhalvåret

  1. Vaktmesteren må sørge for at nødvendige redskaper og utstyr blir stilt til rådighet for bruk i forbindelse med borettslagets dugnader samt sørge for bortkjøring av avfall som blir samlet sammen under dugnader (hageavfall)
  2. Vaktmester skal foreta plenklipping, beskjæring av busker og trær på borettslagets fellesarealer. Hver andelseier har ansvaret for egen beplantning i egen hage.

I. Spesielt for vinterhalvåret

  1. Vaktmester må sørge for at det til enhver tid er sand til strøing i sandkasser
  2. Vaktmester skal foreta snørydding av borettslagets veier, stikkveier og trapper
  3. Vaktmesteren skal foreta sandstrøing av borettslagets veier, stikkveier og trapper.

J. Maskiner, redskaper og annet utstyr

  1. Vaktmester skal føre fortegnelse over de maskiner med tilbehør, redskaper, verktøy og annet materiell som styret har stilt til disposisjon for utførelse av sine plikter
  2. Vaktmesteren er ansvarlig for vedlikeholdet av de maskiner med tilbehør, redskaper, verktøy og annet materiell som styret har stilt til disposisjon og skal sørge for at disse alltid er driftsklare, i god stand og oppbevart forsvarlig.
  3. Vaktmesteren skal forstå oppbevaring og distribusjon av maling og beis og malerutstyr som er anskaffet til bruk i borettslaget

K. Innkjøp

  1. Vaktmesteren må ikke foreta innkjøp som overstiger kr 3000,- uten å ha innhentet godkjennelse av styret v/styreleder
  2. Vaktmesterens attestasjon og eventuelle anvisninger må skje i samsvar med gjeldende prosedyrer for borettslaget

L. Ekstern arbeidskraft

  1. I de tilfeller det må leies eksterne fagfolk utenfra, skal vaktmester kontrollere, så langt det lar seg gjøre, at medgått tid er riktig og godkjenne/attestere leveranser.

M. Disen Gård

  1. Vaktmester skal vurdere/utføre arbeidsoppgaver på Disen Gård etter forespørsler fra bestyrer. Vaktmester kan også hente inn tilbud fra eksterne hvis det er behov for dette. Styret i borettslaget skal godkjenne eventuelle anbud fra eksterne selskaper.

N. Dugnader

  1. Vaktmester skal selv delta aktivt på vår og høst dugnadene. I forbindelse med dugnaden skal han bestille containere og gjøre relevant verktøy (koster, spader, høytrykkspylerer, etc) tilgjengelig for beboerne. Vaktmester opparbeider seg på denne måte, en ekstra fridag som kan avspaseres etter nærmere avtale med styreleder.

O. Andre gjøremål

  1. Vaktmester skal for øvrig utføre de oppdrag han får av sekretær / styremedlem.
  2. Vaktmester skal stå for trykking og utdeling av rundskriv, innkallinger, referater etc
  3. Vaktmester skal sørge for å sende inn strømforbruk til strømleverandør.
  4. Vaktmester skal administrerer og levere ut hovednøkler til beboerne ved behov
  5. Vaktmester skal vedlikeholde og skifte ut defekte røykvarslere i fellesarealer